1. Ta hjälp
Ofta kan det vara en fördel att ta hjälp av en extern projektledare som är opåverkad av verksamhetens linjestruktur och därmed kan fungera som en neutral part. Verksamheten får även större möjlighet att ta del av influenser utifrån och utvecklas genom att lära av hur andra organisationer arbetar.
2. Planera
Gör en grundläggande analys av behovet, ta fram tydliga mål och planera konsolideringen innan den startar så att alla deltagare i projektet förstår vad som ska göras, hur det ska genomföras, av vem och när.
3. Riskbedömning
Vilka risker finns det under projektets gång? Förbered dig på olika scenarier så är organisationen redo i fall det värsta skulle hända.
4. Kommunicera
Vikten av bra och tydlig kommunikation går inte nog att understryka. Kartlägg vilka som använder systemen och på vilket sätt. Se även till att informera i god tid innan migreringen påbörjas så att ingens arbete blir lidande.
5. Utgå från syftet
Varför vill du utföra konsolideringar i din IT-miljö. Är det viktigast att minska antalet system eller ge användarna bättre verktyg? Tänk långsiktigt och ta höjd för framtida tillväxt. Färre system ger generellt lägre kostnader och kan samtidigt bli både tydligare och effektivare för organisationen.
6. Inkludera användarna
Ett systeminförande blir många gånger ett förändringsprojekt som på olika sätt kan påverka organisationen. Det är oftast en förutsättning att inkludera representanter från verksamheten och involvera användarna av systemen. Det skapar en bra grund för att användarna ska bli nöjda i slutändan och det ökar engagemanget och tillfredställelse inom verksamheten.
7. Kvalificerad testledning
Vikten av tester och testledning är lätt att underskatta och testfasen kan ofta få alldeles för lite plats i planeringen.
En seriös och noggrann testplanering med en eller flera uttalade testledare är viktigt. Att identifiera testobjekt, testfall, acceptanskriterier, felhanteringsrutiner och löpande dokumentation är alla exempel på ingredienser i ett fungerande testarbete.
8. Balansera möjligheterna mot insatsen
Det är inte självklart att en tidskrävande och riskfylld åtgärd skapar mer värde än den enkla. Värdera balansen mellan insatts och utfall.
9. Ha tålamod
Alla projekt som inkluderar konsolidering av något slag tar tid och det behöver de få göra för att få ett så bra resultat som möjligt. Jäkta inte igenom projektet och riskera att missa målet, eller kanske till och med inse att du gått mot fel mål.
