I maj 2024 gick Easy-Laser live med affärssystemet RamBase Cloud ERP, som ersatte ett ”On-premises” baserat ERP-system (Enterprise Resource Planning) som inte längre var förenligt med företagets behov och framtid. Ansvarig för övergången var Urban Engström Lindskog, Chief Digital & Information Officer, som i den här artikeln delar med sig av erfarenheter, utmaningar och framgångar som processen medförde.
Easy-Laser är ett svenskt företag som har mer än 25 års erfarenhet av lasermätningsteknik. Idag är företaget en global ledare inom laserbaserade mät- och uppriktningssystem för industriella applikationer, erkänt världen över för sina högprecisionsverktyg som är utformade för industrier där noggrannhet och tillförlitlighet är helt avgörande.
Bristfällig datakvalitet satte fart på processen
Det var när det gamla systemet, gång efter annan, visade på begränsningar gällande spårbarheten i produktionen och brist på datakvalitet som företaget, med Urban Engström Lindskog i spetsen, beslöt sig för att börja leta efter ett nytt, modernt system.
Engström Lindskog beskriver det gamla, ”On-premises” baserade systemet, som alltmer oförenligt med Easy-Lasers utveckling. Grunden i systemet hade genom åren byggts på med fristående lösningar som fungerade bra var för sig, men bristen på integration mellan processerna bromsade företagets annars stadiga tillväxt.
Easy-Laser började då se sig om efter ett modernt ERP-system och för att säkerställa att det nya systemet skulle motsvara förväntningarna sammanställdes en detaljerad kravspecifikation och en lång lista med potentiella leverantörer. Intressant nog fanns inte RamBase med på den här ursprungliga listan.
”En av mina kollegor fick av vältajmat mejl från er på Ariser och när vi sedan läste in oss på RamBase insåg vi att systemet matchade vad vi sökte på flera punkter”, berättar Engström Lindskog. RamBase Cloud ERP blev därmed ett alternativ.
Valet föll på RamBase och Ariser
Efter utvärderingsprocessen, som enligt Engström Lindskog var krävande i sig, med stor konkurrens från flera etablerade lösningar, framstod slutligen RamBase Cloud ERP tillsammans med Ariser som den bästa lösningen för Easy-Laser.
”Vissa ansåg att det var ett djärvt drag att välja en relativt ny och oetablerad aktör på den svenska marknaden”, reflekterar Engström Lindskog över beslutsprocessen. ”Det nya systemet skulle vara molnbaserat, vilket inte var inte förhandlingsbart, men RamBase erbjöd dessutom en tydlig och förutsägbar licensmodell och lyckades adressera många av de problem som vi hade identifierat.”
Att förändras är utmanande
Att välja ett nytt system och föreställa sig en bättre teknisk framtid är spännande, men också utmanande. Precis som många andra komplexa organisationer upptäckte Easy-Laser snabbt att implementeringen av ett nytt ERP-system är ett omfattande åtagande som är krävande och påverkar i stort sett alla delar av verksamheten.
”Vi kan inte sticka under stolen med att implementeringsprocessen var mycket krävande. Jag tror att vi, liksom många andra före oss, underskattade vilka resurser som krävs för att implementera ett nytt system samtidigt som man ska fortsätta med sina dagliga arbetsuppgifter”, säger Engström Lindskog.
För att hålla implementeringen på rätt kurs, samtidigt som verksamheten skulle fortgå var det nödvändigt att omvärdera delar av verksamheten för att kunna ta itu med långsiktiga utmaningar. Genom att fokusera på de centrala affärsprocesserna, som utgör 90 % av det dagliga arbetet, kunde implementeringen styras i linje med verksamhetens nyckelbehov. Det handlade om att förbättra det som inte hade fungerat tidigare och vidareutveckla de processer som redan var effektiva. Samtidigt som implementeringsprocessen pågick växte företaget, vilket medförde nya krav på reglering och rapportering. Dessa rörliga mål krävde löpande justeringar under projektet, vilket ökade den övergripande komplexiteten.
”Vi upplevde att vissa processer blev långsammare, men det berodde på att vi hade lagt till mer kontroll och spårbarhet och det krävde naturligtvis fler steg”, förklarar Engström Lindskog.
Mödan värt många gånger om
Trots att vägen till implementation bjöd på en rad utmaningar har organisationen sett mängder av positiva effekter och resultat. RamBase ersatte det gamla systemet under våren 2024 och levererade enligt Engström Lindskog ett mycket bra finansiellt resultat redan från start. RamBase säkerställer stark dataintegritet, förbättrad spårbarhet och en djupare förståelse för kärnverksamhetens processer, vilket skapat en trygghet som tidigare inte infann sig när datan inte var tillförlitlig. Projektet har moderniserat de interna systemen och stärkt företagets operativa grund, vilket skapar förutsättningar för fortsatt tillväxt och ökad anpassningsförmåga.
”Redan från början fokuserade vi på att identifiera områden där vi ville se förbättringar, oavsett vilket system vi i slutänden valde. De mätetal som vi utvecklade baserades enbart på de resultat vi ville uppnå för verksamheten”, säger Engström Lindskog med viss stolthet i rösten.
Även om några av de ursprungliga målen ännu inte är helt uppfyllda är effekten av RamBase redan tydligt. I stället för att förlita sig på magkänslan använder organisationen nu data som visar att förändringen gett resultat: inga lageravvikelser, 23 % kortare tid för produktionsplanering, 50 % snabbare från order till orderbekräftelse och 25 % snabbare bokslutsarbete talar sitt tydliga språk. Till detta har även förtroendet för affärssystemet i verksamheten mätts bland medarbetarna och det har ökat med hela 42 %.
”Implementeringen har varit utmanande och det finns fortfarande områden som vi arbetar med att förbättra, men jag kan med säkerhet säga att jag ser stor potential och förväntar mig en ljus framtid med RamBase”, avslutar Engström Lindskog.